Выбрать страну:   Выбрать язык:    
RU UA  
Новости компании в: Телефоны: Киев - +38 (044) 3590136, +38 (044) 3039121
Главная / Пресс-центр / Новости
версия для печати

Система бронирования рабочих мест как инструмент для реализации гибридного формата работы

17 Июня'2022

Концепция гибридного офиса широко и эмоционально обсуждается бизнесом уже несколько лет. Предполагается, что гибкий график позволяет офисным сотрудникам соблюдать баланс между работой и личной жизнью, а работодатели получают ряд возможностей для экономии средств. Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места.

office_.jpg

На данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:

  • хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;
  • хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.

floorplan_table_.jpg

Реализация подобных стратегий позволяет решить следующие задачи:

  • финансовую (физическую) — максимально эффективное использование существующей площади, а также устранение дисбаланса, который может возникнуть у слишком быстро расширяющегося бизнеса при отсутствии возможности для столь же оперативной аренды новых площадей;
  • культурную — оптимизация существующей площади, что создает комфортную среду для эффективного общения и совместной работы, при этом освободившееся пространство можно использовать в других целях, например, для организации отдыха сотрудников.

Преимущества гибридного офиса

Согласно исследованию Deloitte, посвященному тенденциям в области человеческого капитала, для трети опрашиваемых респондентов баланс между работой и личной жизнью является значимым фактором при выборе места работы.

Исследование Gallup показало, что сотрудники, у которых есть возможность перемещаться по разным рабочим местам, в 1,3 раза более вовлечены в процессы, чем другие. Вовлеченность, в свою очередь, значительно влияет на увеличение итоговой прибыли компании.

Гибридный формат повышает эффективность работы над поставленными задачами, позволяя сотрудникам в полной мере использовать часы своей максимальной производительности.

Использование систем бронирования рабочих мест показывает потенциальным сотрудникам, что компания ценит их время и доверяет им. Такая стратегия позволяет привлечь в штат наиболее ценные, творческие и креативные кадры, за которые сражаются HR-отделы лидеров рынка.

Инвестиции в решение для бронирования рабочих мест могут стать прекрасным способом сократить расходы на аренду лишних офисных площадей, мебель, IT-оборудование. Сэкономленные средства можно инвестировать в дальнейшее развитие бизнеса.

Переход на гибридный формат организации офиса: когда нужен и как реализовать

Формат гибридного офиса необходим, если:

  • компания нанимает преимущественно мобильную рабочую силу;
  • персонал состоит из консультантов, сотрудников отдела продаж или подрядчиков, которые находятся в офисе неполный рабочий день;
  • офис имеет гибкую модульную планировку;
  • компания имеет офисы в нескольких городах;
  • нужно сократить площадь арендуемых помещений и сэкономить на аренде;
  • нужно оптимизировать логистику рабочих процессов между отделами;
  • нужно привлечь адаптируемых, современных сотрудников, которые ценят гибкость и сбалансированность рабочего времени.

Внедрение нового формата потребует обучения персонала новым процедурам (например, схеме резервирования рабочего места в приложении) и адаптации офисных помещений к новой рабочей среде.

Переход на "внутренний коворкинг" требует кропотливой работы с отделом кадров и IT-специалистами компании, так как перемены влияют не только на рабочие привычки сотрудников, но и на физическую планировку офиса. Например, можно вывести на большую ТВ-панель интерактивный план этажа с аватарами сотрудников для быстрого поиска нужного человека в условиях постоянно меняющейся рассадки.

wayfind-touch_.jpg

Еще одним важным шагом является определение конкретных целей и ключевых показателей эффективности (KPI) для новой системы, будь то производительность сотрудников, экономия средств или любой другой фактор. К определению этих параметров также важно привлечь сотрудников HR и IT, поскольку они могут предоставить полезную информацию как с точки зрения технологий, так и с точки зрения работы с персоналом.

Кроме того, переход на бронируемые столы будет включать в себя новую стратегию управления персоналом. Такой переход практически нереально выполнить без эффективной CRM-системы, измеряющей эффективность каждого конкретного сотрудника.

AVATARS_.png

Корпоративная культура играет важную роль в успехе или провале внедрения нового формата работы. В компаниях со сформированной иерархией в команде и четко сформулированными бизнес-процессами гибкий режим рабочего дня позволит добиться большей эффективности, чем в бизнесе, где понятная структура ответственности слаба или отсутствует изначально.

Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест

При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:

  • облачное решение по подписке или решение On-Premise;
  • удобство использования и простота внедрения;
  • наличие аналитики и отчетности в режиме реального времени;
  • предоставление технической поддержки для всех членов команды.

Программное обеспечение для бронирования рабочих мест

Как правило, все производители коммерческого ПО для бронирования помещений предоставляют тестовые демо-лицензии на 2-3 недели. Это позволяет тестировать сразу несколько вариантов ПО, а затем выбрать в качестве корпоративного стандарта то решение, которое наиболее естественно может быть внедрено в существующую офисную культуру и инфраструктуру. Наличие мобильного приложения существенно упрощает внедрение внутреннего коворкинга.

screen_app.jpg

Преимущества специализированного ПО:

  • минимизация человеческого фактора — меньше возможностей для ошибок;
  • безопасность данных компании;
  • правильное распределение ролей и разрешений;
  • доступ к данным и аналитике с помощью отчетов в режиме реального времени;
  • предсказуемая занятость рабочих мест (легко понять, когда нужное место станет доступным);
  • отсутствие ограничений в масштабировании: по мере роста компании система растет вместе с бизнесом.

Наиболее развитые системы бронирования предлагают интеграцию с различными платформами, сторонними приложениями и решениями, обеспечивая единый вход. Например, наличие общего чата позволяет удаленным сотрудникам оставаться на связи в любое время и в любом месте, а единые принципы авторизации повышают безопасность корпоративных данных вне зависимости от того, где и когда сотрудники входят в систему.

Если оптимальный вариант ПО найти не получается, ничто не мешает написать необходимый софт своими силами. Многие производители "железа" (панельные ПК, сенсоры, хабы и пр.) готовы предоставить доступ к среде разработчика (SDK) и системе команд (API), что дает неограниченные возможности для создания собственной уникальной системы.

ROI и отчетность

Анализ внутренних данных об использовании инфраструктуры компании жизненно важен в современном бизнесе. Хорошим трендом является возможность интеграции системы бронирования с приложением Google Analitics.

Оптимальная система бронирования отслеживает, как сотрудники предпочитают размещаться, как взаимодействуют разные отделы, сколько времени каждый сотрудник проводит в офисе и какие помещения используются чаще всего. Продвинутые системы предлагают настраиваемые отчеты, помогая решать индивидуальные задачи компании. Например, доступ к данным и аналитике позволяет понять, в каких областях сотрудникам нужно дальнейшее обучение или поддержка. В дальнейшем эти данные используются для оптимизации стратегии гибридного офиса.

Door_tablet_19_deskaware_monitoring_.png

Использование датчиков присутствия позволяет получить более точное представление о степени реальной загрузки конкретного рабочего места. Работодатель может с легкостью определить, сколько времени сотрудник проводит за рабочим столом, а сколько — "в курилке". Кроме того, сенсоры упрощают процедуры Check-in/Check-out.

AC-610-Screen2_.png

Внедрение системы бронирования потребует первоначальных вложений в ПО, а возможно, и в переоборудование офисных помещений. Поэтому необходимо трезво оценивать, какую отдачу приносят эти инвестиции в краткосрочной и долгосрочной перспективе, перевесят ли преимущества от снижения арендной платы/повышения производительности сотрудников затраты на ПО.

Принято считать, что система бронирования рабочих мест способна повысить производительность труда и оптимизировать расходы на аренду в тех компаниях, где более 40% сотрудников способны эффективно трудиться на "удаленке". Объективная отчетность позволит оценить эти результаты и отследить движение ресурсов.

Продолжение следует




Возврат к списку

© ООО "АйПиМатика", 2010-2022
Подписаться на рассылку
Создание сайта - ICO